書類・文書保管サービス
専用書類・文書管理システムで書類の保管状況チェックや入出庫依頼も簡単に
不要になった文書の溶解処理でセキュリティーも確保
内部統制強化を背景に、従来にも増して厳格な管理が求められるようになったオフィス書類・文書。 SBSロジコムではセキュリティーの行き届いた専用のトランクルームを全国各地にご用意し、お客様からお預かりした各種文書を保管いたしております。
SBSロジコムの書類・文書保管サービスの特徴
どこにどの書類が保管されているのかが一目で分かる
「あのプロジェクトで使ったファイルの資料にもう一度目を通したいんだけど・・・」――上司や同僚からそんな依頼を受けて、慌てて社内のキャビネット（棚）を探しまわったり、レンタルスペースに足を運んだ経験はございませんか？ ご安心ください。SBSロジコムの書類・文書保管サービスをご利用いただければ、すぐに必要な資料に辿りつくことができ、検索時間・コストの削減も可能です。
SBSロジコムでは文書管理専用の情報システムを開発・導入。どの文書が文書保管庫のどの棚に保管されているのか、バーコードを用いたロケーション管理を行っており、お客様はWEBを通じて在庫・依頼状況を瞬時に把握することが可能です。また、文書の保存期限や書目内容といった情報も検索・入手できる仕組みになっております。
SBSロジコムの文書管理専用情報システム
- バーコードを用いたロケーション管理
- お客様はWEBを通じて在庫・依頼状況を瞬時に把握できる
- 文書の保存期限や書目内容といった情報も検索・入手可能
文書の取り寄せと格納を簡単にオーダーできる
SBSロジコムでは文書管理専用の情報システムを開発・導入。どの文書が文書保管庫のどの棚に保管されているのか、バーコードを用いたロケーション管理を行っており、お客様はWEBを通じて在庫・依頼状況を瞬時に把握することが可能です。また、文書の保存期限や書目内容といった情報も検索・入手できる仕組みになっております。
大切な文書を安全に保管するセキュリティ体制
正面玄関にはICカード式オートロック錠を配備し、従業員は暗証番号とICカードにて解錠、ゲストはインターホンモニタにて確認後リモート解錠します。その他、各種エレベーターには24時間監視カメラを設置、荷捌き場は入出荷時以外はシャッターで閉鎖、庫内出入り口ドアにはテンキーロックを設置するなど、お客様の大切なお荷物を保管するためにセキュリティ設備を導入しております。
オートロック錠
インターホンモニタ
監視カメラ
シャッター付エレベータ
不要になった書類・文書の溶解処理までをカバー
近年、産業界においては機密性の高い文書が適切に処理されず、情報が外部に漏えいする事故が相次いでおります。SBSロジコムではそうした情報漏えいリスクを回避するため、単に文書をお預かりするだけでなく、不要になった機密書類を溶解処理するサービスもご提供いたしております。また、溶解処理後にはマニフェストを発行。適切な処理が行われたことを、お客様にきちんとご報告いたします。
ケース単位の料金設定で文書保管・管理コストを削減
「トランクルームを一室借りるほどの文書ボリュームはない」というお客様のため、SBSロジコムでは段ボール（ケース）1個単位での料金プランをご用意いたしております。このプランをご利用いただきますと、お客様は文書保管にかかる費用を変動費化できるため、コスト負担を大幅に軽減することが可能になります。
主なオフィス文書と保管期間
オフィス書類には、法律で保存期間が定められている場合があります。以下に、文書保管をご依頼をいただく書類の例と保存期間を掲載しています。
| 保存期間 | 種別 | 書類例 |
|---|---|---|
| 永久 | 総務 |
定款、株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿 / 登記・訴訟関係書類 / 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類 / 知的所有権に関する関係書類 / 社規・社則、またこれに関する通達文書 / 効力の永続する契約に関わる書類 / 重要な権利や財産に関わる書類 / 社報・社内報、重要刊行物 / 重要統計文書 / 製品の開発・設計に関わる重要な書類（特許書類など） |
| 人事 | 重要な人事に関わる書類 / 従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類 / 労働協約に関する書類 / 表彰や懲戒に関する文書 | |
| 経理 | 決算・株式増資・中長期予算・年次予算・固定資産に関する書類 | |
| 30年間 | 人事 | 労働者に関する作業概要などの定期記録 / 上記労働者の特定化学物質等健康診断個人表 / 常時焼却施設等のダイオキシン類の濃度の定期測定記録 / 焼却施設等作業の記録 / 放射線業務従事者の健康診断記録 |
| 10年間 | 総務 | 株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録 / 重要会議の議事録 / 契約期間が終了或いは途中解約した契約書 / 製品の取引に関する記録 / 社内全般の通達に関わる文書 / 福利厚生に関する重要な文書 |
| 経理 | 月次・年次決算書類 / 予算・決算および会社に関する諸帳簿および各種伝票 / 財務関係書類 / 税務関係重要文書 | |
| 7年間 | 経理 | 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など） / 決算に関する書類（10年保存を義務づけられているもの以外） / 有価証券の取引に関する書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） / 現金収受や預貯金の取引で作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用書など） / 商業取引に関する書類（請求書、契約書、見積書など） / 電子取引の取引情報に関わる電磁的記録 / 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書、住宅取得控除申告書 / 課税仕入などの税額の控除に関する帳簿、請求書 / 源泉徴収簿 |
| 5年間 | 経理 | 監査役の監査報告書 / 会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 / 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書・同申告書・同限度額変更申告書・同異動申告書・同勤務先異動申告書・同席廃止申告書などの写し / 監査役の監査報告書 / 海外転勤者の財政形成非課税住宅貯蓄継続用申告書、海外転勤者の国内勤務報告書などの写し |
| 人事 | 従業員の身元保証書・誓約書など / 雇用保険の被保険者に関する書類 / 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿 | |
| 総務 | 会社の総会議事録謄本 / 契約期限のある覚書、念書、協定書 / カルテ / 産業廃棄物管理表（マニフェスト） | |
| 3年間 | 人事 | 労働者名簿 / 出張に関する書類 / 雇用、解雇、退職に関わる書類 / 災害補償・労災保険・労働保険に関わる書類 |
| 総務 | 官公署関係の出願・認可書類 / 業務日報、議事録、契約書など / 押印の申請に関する書類 / 簡易な統計書類 / 企画・広告・宣伝・市場調査などに関する書類 / 業務日報 / 外部団体への寄付や賛助に関する書類 | |
| 1〜2年間 | 人事 | 雇用保険に関する書類 / 健康保険・厚生年金保険に関する書類 / 住所姓名の変更届 / 出勤簿、休暇届、欠勤願、休暇使用記録表 / 来客記録 / 株主総会委任状 / 催事出品商品申請書 |
書類・文書保管事例
人材派遣 F社様
かなり長い年月に渡り、書類保管をお願いしています。SBSロジコムさんは、フレキシブルで融通が効くことがいいです。先日オフィスのレイアウト変更を行い、しばらく使わないデスクや応接セットなどが出てしまったので、文書管理の方に一時保管をお願いしたら、すぐに什器保管の対応を取ってくださいました。柔軟に対応くださるのがありがたいですね。
小売業 A社様
元々SBSロジコムさんには、物流センターの運営業務をお願いしていました。その関連もあって文書保管もお願いしたのですが、こちらは書類の保管に必要十分なセキュリティがあり、専用の文書管理システムで出稿・預け入れの依頼ができることに加えて、保管価格が適正なのが助かりました。
その他の書類・文書保管 事例
- メーカー様
- ： 機密文書の集荷→保管→出庫→廃棄
- 通販会社様
- ： 社内文書の保管→出庫
- 小売業様
- ： 契約関係書類他の集荷→保管→出庫→廃棄
- 保険会社様
- ： 法務書類他の集荷→保管→出庫
- 派遣事業会社様
- ： 人事総務他契約関連書類の集荷→保管→出庫
